Checklist Toetsweken
Alles op orde vóórdat de eerste toets begint.
Een toetsweek is de stresstest van je roosterorganisatie. Lokalen vol, surveillanten
ingepland, leerlingen met tien verschillende roosters. Gebruik deze checklist om
niets over het hoofd te zien. Van de eerste planning tot de dag zelf.
01 Voorbereiding Minimaal 4 weken vooraf
Toetsweekoverzicht vaststellen
Welke vakken, welke groepen, hoeveel leerlingen per toets? Verzamel dit via de secties en leg het vast in een overzichtsdocument.
Lokaalcapaciteit berekenen
Tel per tijdslot het benodigde aantal zitplaatsen op. Controleer of de beschikbare lokalen voldoende capaciteit bieden, inclusief uitwijkopties.
Uitzonderingen inventariseren
Leerlingen met extra tijd, apart lokaal of andere aanpassingen. Coördineer dit met de zorgcoördinator en plan de afwijkende lokalen alvast in.
Conflicten signaleren
Zijn er leerlingen die op hetzelfde moment twee toetsen hebben? Controleer dit in Zermelo en los conflicten op vóór publicatie.
02 Surveillancerooster Minimaal 2 weken vooraf
Surveillanten aanwijzen
Bepaal hoeveel surveillanten per lokaal nodig zijn (norm: 1 per 30 leerlingen). Vraag beschikbaarheid op bij teamleiders.
Surveillancerooster publiceren
Zet het rooster in Zermelo en stuur een bevestiging naar alle betrokken docenten. Vermeld lokaal, tijdstip en verwachte leerlingaantallen.
Vervangingsplan klaarleggen
Wie neemt de surveillance over bij uitval? Stel een shortlist op van beschikbare vervangend surveillanten per dag.
03 Communicatie Minimaal 1 week vooraf
Leerlingrooster publiceren
Publiceer het toetsrooster per leerling in Zermelo. Controleer of alle leerlingen correct zijn ingedeeld en het rooster kunnen inzien.
Informatie naar ouders
Stuur een beknopt overzicht van de toetsweekinformatie via de ouderapp of schoolmail: data, aanvangstijden en eventuele bijzonderheden.
Conciërges en OOP informeren
Geef een overzicht van de lokaalindeling en speciale instructies aan de conciërgerie: extra stoelen, stilteborden, afschermingen.
04 De dag zelf Uitvoering
Bezetting controleren (07:15 uur)
Check wie er is en wie er ontbreekt. Activeer het vervangingsplan direct bij onverwachte uitval van een surveillant.
Lokalen gereed melden
Bevestig aan de dienstdoende directeur dat alle lokalen bezet en klaar zijn vóór het begin van de eerste toets.
Incidenten registreren
Noteer bijzonderheden (spiekpogingen, technische storingen, leerlingen die te laat komen) in een kort logboek voor de evaluatie achteraf.
05 Nazorg Binnen 1 week na afloop
Evaluatie uitvoeren
Wat liep soepel? Wat liep stroef? Noteer verbeterpunten direct na de toetsweek, terwijl alles nog vers is.
Checklist actualiseren
Pas deze checklist aan op basis van de evaluatie, zodat de volgende toetsweek nóg soepeler verloopt.
Toetsperiodes zijn een van de meest kwetsbare momenten in het rooster. Een kleine fout in de planning heeft grote gevolgen. Als je twijfelt of alles klopt, kijk ik graag een keer mee.
Een kennismaking om even te sparren is altijd gratis. Klik hier voor het maken van een afspraak.
Al een paar uur concrete ondersteuning is soms al genoeg. Dat kan via de LaNexus Strippenkaart.
Toetsweek in zicht en behoefte aan een sparringpartner?
De koffie staat klaar, of we plannen een korte wandelsessie.
sandra@lanexus.nl · www.lanexus.nl/contact
sandra@lanexus.nl · www.lanexus.nl/contact
www.lanexus.nl