Stappenplan Roosterbouw
Van formatie-inlezing tot eerste publicatie, zonder verrassingen.
Roosterbouw is geen kunst, het is een ambacht. Dit stappenplan neemt je mee door
het volledige proces. Doorloop de stappen in volgorde: elke fase heeft een
afhankelijkheid met de vorige. Sla je een stap over, dan betaal je dat verderop.
Fase A Voorbereiding & Invoer
1
Formatiegegevens valideren
Controleer vóór de inlezing of de HR-data klopt. Fouten hier kosten je later uren.
- Alle contracturen correct in HR-systeem?
- Nieuwe medewerkers aangemaakt met juiste vakken?
- Vertrekkende medewerkers gemarkeerd als inactief?
2
Inlezen in Zermelo
Importeer de formatie via de koppeling of handmatig. Valideer direct na inlezing.
- Kloppen de uurbelastingen per medewerker?
- Zijn alle vakken en groepen correct aangemaakt?
- Geen dubbele of ontbrekende records?
3
Roosterwensen verwerken
Voer de ingevulde wensformulieren in als zachte of harde constraints in Zermelo.
- Vaste vrije dagen instellen als harde blokkades
- Maximale lesuren per dag invoeren als voorkeur
- Lokaalvastleggingen per docent/vak configureren
Fase B Bouw & Optimalisatie
4
Eerste automatische roosterrun
Laat Zermelo de eerste puzzelpoging doen. Verwacht nog geen perfect resultaat. Dit is je nulmeting.
- Hoeveel conflicten geeft de eerste run?
- Welke vakken of groepen zijn het hardst te plaatsen?
- Noteer de drie grootste knelpunten
5
Knelpunten oplossen
Werk knelpunten van zwaar naar licht af. Pas constraints aan in overleg met directie.
- Lokaalconflicten: capaciteit uitbreiden of groepen splitsen?
- Personeelsconflicten: overleg met teamleider
- Structurele wensen die technisch niet haalbaar zijn: terugkoppelen
6
Tussenuren-optimalisatie
Minimaliseer tussenuren voor docenten en leerlingen. Dit is de kwaliteitsmeting van je rooster.
- Docenten: max. 3 tussenuren per week als streefwaarde
- Leerlingen: geen tussenuren in onderbouw
- Bovenbouw keuzevakken: tussenuren acceptabel maar communiceer dit
Fase C Review & Publicatie
7
Intern reviewmoment
Deel het concept met teamleiders vóór publicatie. Geef maximaal vijf werkdagen voor feedback.
- Stuur een beknopte samenvatting van gemaakte keuzes mee
- Benoem expliciet welke wensen niet zijn ingewilligd en waarom
- Stel een harde deadline voor reacties
8
Definitieve publicatie
Publiceer het rooster gefaseerd: eerst voor docenten, dan voor leerlingen en ouders.
- Docenten: minimaal drie weken voor schooljaarstart
- Leerlingen en ouders: minimaal twee weken voor start
- Communicatiekanaal bevestigen: Zermelo-portal, app of brief
Bewaar dit stappenplan als intern werkdocument en vul per stap de afronddatum in. Zo houd je overzicht en kun je aan de directie aantonen waar je staat in het proces.
Het roosterbouwproces ziet er op papier overzichtelijk uit, maar in de praktijk lopen fasen vaak door elkaar. Als je wilt, denk ik een keer mee over hoe het stappenplan aansluit op jouw schooljaar.
Een kennismaking om even te sparren is altijd gratis. Klik hier voor het maken van een afspraak.
Al een paar uur concrete ondersteuning is soms al genoeg. Dat kan via de LaNexus Strippenkaart.
Loop je vast in de roosterbouw? Ik denk graag met je mee.
De koffie staat klaar, of we plannen een korte wandelsessie.
sandra@lanexus.nl · www.lanexus.nl/contact
sandra@lanexus.nl · www.lanexus.nl/contact
www.lanexus.nl